Faturaları her isteyen kişi, kurum ya da kuruluş basamaz. Maliye Bakanlığı tarafından fatura basma izni verilir ve istenilen durumu sağlayacak matbaalarda basılır. Bu anlamda da resmi ve kıymetli bir evrak olmaktadır. İstenilen ve belirtilen boyut ve koşullarda matbaalarda faturalar basılır. Böyle bir işlem yaptırmak isteyen kişilerde anlaşma yapabilmek için bu tip matbaalarla görüşmesi gerekmektedir. Fatura baskısı almak içinde görüşülen matbaaya nasıl ipte bir fatura istediğinizin bilgisini vermeniz gerekmektedir. Özellikle istenilen faturaların boyutu A4 boyutunda olursa, kullanılan standart her yazıcıdan çıkarmanız açısından da kolaylık sağlanacaktır.
Genellikle fatura bastırılırken ilk baskı müşteriye verilir, ikinci baskı çoğunlukla muhasebe fişi olarak ve üçüncü baskısı da fatura dosyasına konulmak için bastırılır. Bu anlamda bir fatura için en az 3 nüsha gerekecektir. Kesilen fatura arandığında fatura dosyasından son nüshası bulunacaktır ve istenilen tüm bilgilerde üzerinde yer almaktadır. Hatta bastıracağınız faturaların ve kopyalarının karışmaması içinde her bir nüshasını farklı renklerde de bastırabilirsiniz. Bunun için istediğiniz özel bir renk olursa matbaanıza söylemeniz yeterli olacaktır. Diğer bir tercihiniz ise kendinizin el ile yazacağınız tipte bir fatura olacaksa otokopili fatura kullanabilirsiniz.
Matbaa fatura basmadan önce üzerinde olmasını istediğiniz asgari düzeyde bilgiyi sizden isteyecektir. Bunun yanında matbaaya faturanızın tasarımını ve istediğiniz renkleri de belirtmeniz gerekecektir. Fatura basımında istenilen sayı arttıkça maliyeti azalacaktır ancak en azından bir yıl kullanacağınız kadar bastırmanız isim değişimi, adres değişimi, logo değişimi gibi faturayı iptal etme durumlarında uğraşmamak için yararınıza olacaktır. Matbaa istediğiniz tarzda fatura basmak için yoklama tutanağı, vergi levhası, tahakkuk fişi, ticari sicil gazetesi ve imza sirkülerinizi isteyecektir. Çünkü resmi bir işlem olduğundan doğrulaması gerekecektir.
Faturada neler bulunur ve nasıl saklamak gerekir ?
Fatura üzerinde firmaya ait, müşteriye ait ve resmi mercilere ait bilgiler yer almaktadır. Firma ile ilgili unvanı, logosu, merkez adresi, vergi numarası ve dairesi, mersis numarası, banka hesap bilgileri, iletişim bilgileri ve sermayesi hakkında daha bir çok bilgi yer alabilmektedir. Müşteri hakkında adresi, vergi numarası ve dairesi ve unvanı yer alırken, resmi olarak Maliye Bakanlığı'nın mührü, satılan ürünün türü, tutarı, var ise KDV değeri, fatura seri numarası ve fatura tarih bilgisi yer almaktadır.
Fatura basılınca sıra takip ederek devam eder ve bir sıra dahi atlamaz. Fatura kesiminden sonra da şirket kaşesi ve yetkili kişi tarafından imzalanması gerekmektedir. Faturanın sıra kaybetmemesinin önemi de eğer faturanız kayıp olursa vergi dairesinden vergi fatura numarası ile ulaşmanız kolayca sağlanmaktadır. Fatura kesildiğinde bir hata oluştuğunda kesilip, yırtılıp atılmaz üzerine iptal yazarak fatura dosyasına eklenmelidir. Eğer fatura bir şekilde yırtılmış ise parçalar birleştirilip tekrar fatura dosyasına konulmalıdır. Faturaların veri kanunu açısından 5 yıl saklanması gerekmektedir. Fatura kesiminde de kaşe ya da imzalardan biri ya da ikisi de yok ise fatura kabul edilemez. Bu durum yurt içindeki şirketlerde geçerlidir. Yurt dışından gelecek olan faturalarda bu durum geçerli değildir.
Fatura kesimi için kaç gün gereklidir ?
Fatura kesim işlemi için yapılan işlem sonrasında 7 günlük bir süre de tamamlanması gereklidir. Eğer diğer aya geçiş yapılacak ise o zaman da o aya geçiş süresi içinde fatura kesiminin yapılması gereklidir. Bunun nedeni de ilgili faturanın o aydaki KDV beyanında yer alması gerektiği içindir. Kesilen faturanın da o günde sizin elinize ulaşması gerekmektedir. Eğer ulaşmaz ya da yanlış tarihli bir fatura gelir ise itiraz için noter onaylı bir belge ile 7 gün içerisinde bunu yapmanız gerekecektir. Bunların yanında size gönderilen fatura yıl atlaması olan bir zamanda gerçekleşmiş ise size gelen fatura muhasebeleştirilir ve faturanın bedelini ödemeye gerek kalmaz. Aynı şekilde KDV de KKEG haline gelir. Bu durumlarda sorun yaşamamak için mali müşaviriniz ile görüşmeniz gerekecektir.
E - faturanın standart faturadan farkı nedir ?
Bir çok fatura hakkında bilinmesi gerekenler genel olarak üst kısımda verildi ancak teknoloji ile gelişen çağımız da bir de fatura sistemi de buna ayak uydurup e-fatura sistemi ortaya çıkmıştır. E-faturanın standart faturalardan kesinlikle bir farkı olmamaktadır. Bir çok alanda e-fatura hizmetini sunmak zorunlu hale getirilmiştir. Hem daha hızlı hem de tasarruflu olan bu hizmet isteğe bağlı olarak normal şekilde yine yapılabilirken zaman içinde her kurum için zorunla hale getirilecektir. Yapı olarak da faturadan bir farkı olmamaktadır.
E-fatura kullanabilmek için şirketin GİB üzerinden kullanıcı hesabının olması ve mali mühür sahibi olması gerekmektedir. Piyasada şuanda kullanılan 3 farklı e-fatura kesme yöntemi olmaktadır.
- Maliye alt yapısını kullanarak e-fatura kesme işlemi
- Maliye ile direkt ilişkili olarak kendi şirket sitesi üzerinden fatura kesme işlemi
- Maliye'den alınan izin ile ilişkili firma ara yüzü ya da entegratörler ile fatura kesimi işlemi sağlanmaktadır.
Kobi ve girişimcilerin kullandığı en yaygın yöntem ise üçüncü olarak tanımlanan yöntemdir. Çünkü bu sayede maliyeti düşürüp, daha hızlı ve kullanışlı şekilde iş yükü sizde olmadan farklı yapılarla fatura kesiminiz gerçekleşmektedir. Bu işlem için sadece kullanıcı adı ve şifrenizin olması yeterlidir.
Şirketler birbiri arasında yaptığı fatura kesiminde e - faturayı sadece sistemde birbirlerini kayıt ettikleri taktirde gerçekleşecektir. Eğer böyle değilse kağıt olarak fatura kesilmesi gerekir. Kağıt faturaların dosyada saklanması gibi bir durum e - faturalar için geçerli değildir. Çünkü bu tür faturalar elektronik ortamda kayıt altında olmaktadırlar.
Faturanın fotokopisi, fatura gibi kullanılabilir mi?
Resmi bir evrak olduğu için faturalar mali açıdan geçerliliği olması için aslının olması gerekir fotokopisi aslı gibi kullanılamaz. Eğer faturanın ilk nüshası kayıp olduysa diğer nüshalardan fotokopi çektirilip üzerine aslı gibidir kaşesi bastırılıp, yetkili kişi tarafından da imzalanması gerekmektedir. Yurt dışından gelen bir faturada ise aslı gibi olması aranmamaktadır.
Açık ve kapalı fatura nedir?
Vadeli bir satış gerçekleştiğinde üzerine birde kaşe vurulması ve imzalanması ile oluşan fatura açık faturadır. Peşin yapılan ödemeler içinde faturanın alt kısmına kaşe vurulup imzalanması fatura tipini kapalı fatura olmaktadır. Bu iki ayrım insanların nasıl işlem yapıldığını anlayabilmesi için gerçekleştirdiği bir işlemdir. Hukuken ve vergi kanununa göre kaşelenip imza atılan yerin fatura da bir önemi olmamaktadır. Çünkü fatura yazılması yeterlidir bu şekilde fatura verildi diye kanıtlanmasına gerek yoktur.
Fatura gibi kullanılabilecek belgeler nelerdir ?
İnsanlar yaptıkları her iş için illa ki fatura kesmesine gerek yoktur. Fatura kesmesi gereken kişiler için fatura hakkında bilinmesi gerekenler tanımlanırken, bir de işe göre fatura haricinde verilebilecek belgeler;
- Küçük esnaflardaki yazarkasa fişi
- Taksilerin kullandığı perakende satış fişi
- Uçak biletlerinde kullanılan yolu taşıma biletleri
- Mali müşavir, avukat ve doktorların kestiği serbest meslek makbuzu
- Vergi mükellefiyeti olmayanların verdiği gider pusulası