Her işletmenin küçükte olsa büyükte olsa fatura vermesi zorunludur. Her işletme farklı faturalar kullansa da hepsi geçerliliği olacak şekilde hazırlanmalıdır. Bu nedenle fatura düzenlerken nelere dikkat etmelisiniz ? sorusuna karşılık bir çok cevap oluşacaktır. Çünkü fatura resmi bir evrak olmaktadır. Her firmanın fatura vermesi gerekir ancak her matbaada fatura basımına izin verilmez. Çünkü resmi ve önemli bir evrak olduğundan Maliye Bakanlığı'nın izin verdiği matbaalarda basılmaktadır.
Fatura bastırılırken müşterinin görevleri nelerdir ?
Belirtilen özelliklere sahip ve fatura basa bilen matbaa bulunduğunda fiyat alınması için öncelikle müşterinin neler istediği bilinmeli ve ona göre fiyat biçilmelidir. Müşterinin her daim kullanabileceği ve kendisine daha yararlı olacak şekilde faturaların A4 kağıdına basılmasını istemesi uygun olacaktır. Çünkü daha sonrasında faturalar istenildiğinde klasik yazılardan çıkarılmasına imkan verebilecektir.
Genellikle de faturalar 3 nüshadan oluşur. Bu durum firma yapısına göre değişse de 3 nüshanın da farklı amaçları vardır. Bu amaçlar doğrultusunda kullanım ve arşivleme anlamında yararı da görülecektir. Müşteri isterse bu faturaların her bir nüshasının rengini belirleyip o şekilde basılmasını da isteyebilir. Çünkü bazen müşteriye verilen fatura karıştırılabilir ve iki taraf içinde bu durum sorun yaratacağından, böyle bir durum yaşanmaması için farklı renkler ile basılması istenebilmektedir.
Bu işlemler genel dış kalıbı oluşturmak içindir. İçerisinde faturanın neler olmasını istediği müşterinin vereceği direktiflere göre hazırlanacaktır. Her fatura da olması gereken asgari bilgi matbaaya verilmeli ek istekler olursa bilgisi sağlanmalıdır. Asgari ve ek bilgiler fatura düzenlerken nelere dikkat etmelisiniz ? sorusunda firmanın bilgileri ve müşterinin bilgileri, bunun yanında resmi bilgiler de yer almalıdır. Firma bilgilerinde;
- Firma adresi
- Firma unvanı
- Firma logosu
- Firmanın bağlı olduğu vergi dairesi
- Firmanın vergi numarası
- Mersis numarası
- Banka hesap bilgileri
- İletişim bilgileri
- Sermayesi
gibi bu tür bilgiler yer alabilmektedir. Firmanın yanında birde müşteri hakkında unvanı, adresi, vergi numarası ve dairesi yer almalıdır. Hepsinin yanında Maliye Bakanlığı tarafından onaylı olduğuna dair
- Banaklık mührü
- Faturanın verildiği tarih
- Fatura seri numarası
- Verilen hizmetin türü
- Fatura tutarı ve var ise KDV miktarı
mutlaka olması gereken bilgilerdir. Bunlar fatura düzenlerken içinde ve dışında yapılması gereken bilgiler olmaktadır. Şirket yetkilisi kullanırken fatura müşteriye verilmeden önce de şirketin kaşesini ve yetkili kişi tarafından fatura imzası ile tüm işlemleri tamamlanmış olacaktır.
E-fatura nedir ve normal faturaya göre düzenlenmesi nasıldır?
İnsanlar artık her anlamda internete ve teknolojiye ayak uydurma yolunda ilerlediklerinden fatura kesme ve fatura alma konusunda da teknolojiyi kullanır bir yöndedir. Normal fatura ile e - faturanın hiç bir farkı yoktur sadece internet ortamında düzenlenen bir belgedir ve mali açıdan hiç bir farkı olmamaktadır. Hatta şuan da bazı sektörler için de e-fatura kullanımı zorunlu olarak tutulmaktadır. Çünkü insanlara sunulan hizmet bu şekilde daha yararlı olacaktır. Hem de şirketler için hazırlanıp düzenlenmesi ve gönderilmesi daha kolay olmaktadır.
Şirketiniz için hazırlayacağınız faturanın taslağına dahi başlamadan önce GİB üzerinde e - fatura yapabilmek için kullanıcı ismine ve şifreye ihtiyacınız olacaktır. Bu hesaba ait bir mali mühür alınır ve düzenlemeler istediğiniz gibi fatura üzerinde olmasını istediğiniz, boyutunun nasıl olması gerektiği gibi bilgileri tamamlayınca mali mühür ile tamamlayıp fatura kesilebilmektedir. Ancak fatura kesmekte herkesin kafasına göre olmamakta belirli bazı yöntemlere göre yapılmaktadır.
İsterseniz Maliye ile beraber işlem yapma onayı alınarak site üzerinden faturanızın kesilmesi işlem sonrasında sağlanabilir, Maliye'den izinli olup fatura kesecek firmaların ara yüzünü oluşturan farklı firmalar sayesinde yönlendirilerek kesilebilir ve son olarak direkt Maliye alt yapısı sayesinde fatura kesilebilir. Düzenleme işlemi sadece fatura için ve dış yapısının belirlenmesi değil faturanın kesilmesi de farklı yöntemlerde olduğundan onunda belirlenmesi gerekmektedir.
Faturalar düzenlerken Türkçe ve TL boyutunda mı yapmak gerekir?
Tüm faturalar ülkemizde Türkçe olarak tutulmaktadır ve bunun nedeni de vergi kanunlarındaki resmi defter, mizan ve mahsup gibi muhasebe işlerinde her birinin Türkçe tutulmasından kaynaklanmaktadır. Bu kurallar sadece Türkiye'de düzenlenecek olan faturalarda geçerlidir. Yurt dışında kesilecek olan bir faturanın böyle bir zorunluluğu olmamaktadır.
Faturaların muhasebe boyutunda ise TL ile işlem yapılmaktadır. Ancak yurt dışı ile yapılacak bir işlem de fatura döviz tutarı ile kesilir ve açıklama alanına kur bilgileri, fatura tutarına uygulanacak olan KDV bilgisi de yazılmalıdır. Faturada yazacak olan tüm bilgilerin güncel ve kesin bilgi dahilinde olması gerekmektedir. Bu nedenle fatura içeriği, kur bilgileri gibi işlerin yapılmasında mali müşavir görevlendirilmelidir.
Faturaların açık ve kapalı fatura olarak düzenlemesi nedir?
Öncelikli olarak belirtmek gerekir ki, Vergi kanunu dahilinde açık ve kapalı fatura diye bir düzenleme olmamaktadır. Kanunen yeri olmayan bu işlemler sadece insanların yaptıkları işlemin daha rahat anlaşılabilmesi için getirdiği bir yapıdır. Açık fatura, eğer vadeli bir satış yapılır ise, faturanın vadeli olduğu anlaşılsın diye üst kısmına kaşe vurulması işlemidir. Kapalı faturada, ödenen tutar peşin olarak verildiğinde bu şekilde anlaşılabilmesi için alt kısmına kaşe vurulması ile ortaya çıkan bir terimdir.